Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản này phản ánh những khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình quản lý doanh nghiệp gồm các chi phí về tiền lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,…); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế muôn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ,…); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng,…).

Tài khoản 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo qui định. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, Tài khoản 642 có thể mở thêm một số tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ TK 911- “Xác định kết quả kinh doanh”.

KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA TÀI KHOẢN 642- CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Bên Nợ:

– Các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh thực tế trong kỳ;

– Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

– Dự phòng trợ cấp mất việc làm.

Bên Có:

– Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

– Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào Tài khoản 911- “Xác định kết quả kinh doanh”.

Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 8 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn của Ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp.

– Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh các chi phí vật liệu xuất dùng cho việc quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,…(Giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).

– Tài khoản 6423 – Chi phí dụng cụ đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí về dụng cụ, đồ dung cho công tác quản (Giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT)

– Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải, máy moc, thiết bị văn phòng,…

– Tài khoản 6415 – Thuế, phí, lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí, lệ phí như: thuế muôn bài, tiền thuê đất, …các khoản phí, lệ phí khác.

– Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

– Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỷ thuật, bằng sáng chế,…(không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhận thầu phụ.

– Tài khoản 6418 – Chi phí khác bằng tiền: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu quản lý doanh nghiệp, ngoài các chi phí kể trên, như chi phí hội nghị, tiếp khác, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,…

PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ KINH TẾ CHỦ YẾU

1. Tiền lương, tài chính, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)

Có các TK 334, 338.

2. Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Nếu có)

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có các TK 111, 112, 331, 142, 242,…

3. Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua nhập kho cho bộ phận quản lý doanh nghiệp tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Nếu có)

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có các TK 111, 112, 331,…

4. Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, như nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,…ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

5. Thuê muôn bài, thuế nhà đất, …phải nộp Nhà nước, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

6. Lệ phí giao thông, lệ phí cầu, phà phải nộp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)

Có các TK 111, 112,…

7. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi.

8. Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Nếu có)

Có các TK 111, 112, 331, 335,…

9. Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp tham gia hiệp hội và chi phí khác, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)(nếu có)

Có các TK 111, 112, 331, 335,…

10. Định kỳ, tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp số phải nộp cấp trên để cấp trên lập quỹ quản lý, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 336 – Phải trả nội bộ

Có các TK 111, 112 (Nếu nộp ngay cho cấp trên).

11. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332).

12. Khi trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 351 – Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm.

13. Đối với sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ tiêu dùng nội bộ sử dụng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp:

– Nếu sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422, 6423, 6427, 6428)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá tiêu dùng nội bộ).

– Nếu sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuọc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì số thuế GTGT phải nộp cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422, 6423, 6427, 6428)

Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3331)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá tiêu dùng nội bộ).

14. Hoàn nhập số chênh lệch giữa dự phòng phải thu khó đòi cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, ghi:

Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).

15. Khi trích lập dự phòng phải trả về tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá), ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 352 – Dự phòng phải trả.

– Cuối kỳ kế toán năm, hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ, đơn vị phải tính, xác định số dự phòng phải trả về hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác:

+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 352 – Dự phòng phải trả.

+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:

Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

16. Khi phát sinh các chi phí giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 331,…

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

17. Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào Tài khoản 911- “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.