Phương pháp hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước

a. Theo phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá theo từng loại vào các tài khoản phản ánh hàng tồn kho tương ứng trên sổ kế toán.

Hạch toán hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng hoá thu mua một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng hàng hoá thu mua, nhập, xuất và tồn kho theo từng loại. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá có giá trị đơn vị thấp, thường xuyên xuất bán với quy mô nhỏ mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức.

Tài khoản kế toán sử dụng

Để hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

+ Tài khoản156 “Hàng hoá”

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động theo giá thực tế của các loại hàng hoá của doanh nghiệp, bao gồm hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản156 “Hàng hoá” như sau:

Bên Nợ:

– Trị giá mua vào của hàng hoá nhập kho theo hoá đơn mua hàng (kể cả thuế nhập khẩu, thuế hàng hoá phải nộp – nếu có)

– Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh

– Trị giá hàng hoá thuê ngoài gia công, chế biến hoàn thành, nhập kho (gồm giá mua vào và chi phí gia công)

– Trị giá hàng hoá bị người mua trả lại đã nhập kho

– Trị giá hàng hoá phát hiện thừa qua kiểm kê tại kho

Bên Có:

– Trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho

– Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ

– Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng

– Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu, hư hỏng, mất phẩm chất tại kho, tại quầy

Số dư Nợ:

– Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho

– Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho, hàng gửi bán

Tài khoản 156 “Hàng hoá” có hai tài khoản cấp 2:

– TK1561 “Giá mua hàng hoá”: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng hoá tại kho, tại quầy.

– TK1562 “Chi phí thu mua hàng hoá”: Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh

+ Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi trên đường”

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật tư mua vào đã xác định là hàng mua nhưng chưa được nhập kho.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 151 “Hàng mua đang đi trên đường” như sau:

Bên Nợ: Phản ánh trị giá của hàng hoá, vật tư đang đi trên đường.

Bên Có: Phản ánh trị giá hàng hoá, vật tư đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển bán thẳng… đã bàn giao trong kỳ.

Số dư Nợ: Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi đường cuối kỳ.

*) Một số lưu ý khi hạch toán đối với tài khoản 151 “Hàng mua đang đi trên đường”:

– Hàng hoá, vật tư được coi là hàng mua đang đi trên đường được hạch toán vào tài khoản 151 bao gồm:

+ Hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán, nhưng còn để ở kho người bán, ở bến cảng, bến bãi hoặc đang trên đường vận chuyển.

+ Hàng hoá, vật tư mua ngoài đã về đến doanh nghiệp, nhưng đang chờ kiểm nhận để nhập kho.

– Hàng ngày, khi nhận được hoá đơn mua hàng, nhưng hàng chưa về nhập kho, kế toán sẽ chưa ghi sổ mà tiền hành đối chiếu với hợp đồng kinh tế và lưu hoá đơn vào tập hồ sơ riêng – Hàng mua đang đi đường.

Trong tháng, nếu hàng về nhập kho, kế toán sẽ căn cứ vào Phiếu nhập kho để ghi sổ trực tiếp vào các tài khoản có liên quan: TK153″Công cụ, dụng cụ”, TK156″Hàng hoá”… Nếu cuối tháng, hàng vẫn chưa về thì lúc này kế toán mới căn cứ theo hoá đơn để ghi vào TK151 “Hàng mua đang đi trên đường”

– Kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi hàng mua đang đi đường theo từng chủng loại hàng hoá, vật tư, công cụ, từng lô hàng, từng hợp đồng.

+ Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” (chi tiết tài khoản 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ) Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ, đã hoàn lại và còn được khấu trừ, còn được hoàn lại của hàng mua.

*) Lưu ý: Đối với doanh nghiệp thương mại tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, khi sử dụng tài khoản 133 (1331 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ) để hạch toán cần tôn trọng một số quy định sau:

– Tài khoản 133 chỉ áp dụng đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, không áp dụng đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp tính trực tiếp và các cơ sở kinh doanh không thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng.

– Đối với hàng hoá, dịch vụ mua vào dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng và không chịu thuế giá trị gia tăng thì phải hạch toán riêng thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ và thuế giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ. Trường hợp không thể hạch toán riêng được thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào được hạch toán vào tài khoản 133. Và đến cuối kỳ, kế toán phải xác định số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ theo tỷ lệ (%) giữa doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng so với tổng doanh thu bán ra. Số thuế giá trị gia tăng đầu vào còn lại không được khấu trừ sẽ được tính vào trị giá vốn hàng bán ra trong kỳ. Trường hợp số thuế GTGT không được khấu trừ có giá trị lớn thì tính vào giá vốn hàng bán ra trong kỳ tương ứng với doanh thu trong kỳ, số còn lại được tính vào giá vốn hàng bán ra của kỳ kế toán sau.

– Thuế giá trị gia tăng đầu vào phát sinh trong tháng nào thì được kê khai khấu trừ khi xác định thuế giá trị gia tăng phải nộp của tháng đó. Nếu số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ lớn hơn số thuế giá trị gia tăng đầu ra thì chỉ khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào bằng số thuế giá trị gia tăng đầu ra của tháng đó, số thuế giá trị gia tăng đầu vào còn lại sẽ được khấu trừ tiếp vào kỳ tính thuế sau hoặc được xét hoàn thuế theo chế độ quy định.

Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước, kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như 111, 112, 141, 331…

Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ mua hàng cơ bản:

<1> Mua hàng nhập kho đủ

- Khi hàng về nhập kho, căn cứ vào Phiếu nhập kho, kế toán ghi:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK156(1561): Giá mua của hàng hoá (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá

Có TK111, 112, 141, 311, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc đối với các đối tượng không chịu thuế GTGT:

Nợ TK156(1561): Giá mua hàng hoá (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 141, 311, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá mua vào

- Trường hợp hàng mua có bao bì đi kèm tính tiền riêng, khi nhập kho bao bì, kế toán ghi:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK153(1532): Giá mua bao bì đi kèm (không gồm thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ của bao bì

Có TK111, 112, 141, 311, 331…: Tổng giá thanh toán của bao bì đi kèm

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc các đối tượng không thuộc diện chịu thuế GTGT:

Nợ TK153(1532): Giá mua bao bì đi kèm (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 141, 311, 331…: Tổng giá thanh toán của bao bì đi kèm

Trong trường hợp bao bì đi kèm hàng hoá phải trả lại cho người bán thì trị giá bao bì sẽ không được theo dõi ở tài khoản 153(1532), mà chỉ theo dõi tạm thời trên tài khoản 002 – Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công:

Khi nhập hàng, bên cạnh bút toán ghi tăng trị giá hàng hoá nhập kho, kế toán còn theo dõi trị giá bao bì đi kèm:

Nợ TK002: Trị giá bao bì kèm theo tương ứng với số hàng hoá đã nhập

Khi trả lại bao bì cho người bán, kế toán sẽ ghi:

Có TK002: Trị giá bao bì đi kèm đã hoàn trả cho người bán

Tuy nhiên, đối với trường hợp này, thông thường người mua phải có ký cược trước một khoản tiền cho số bao bì đi kèm theo yêu cầu của người bán. Khi đem tiền đi ký cược, kế toán định khoản:

Nợ TK144: Số tiền ký cược bao bì

Có TK111, 112, 311…: Số tiền đã đem đi ký cược

Và khi nhận lại số tiền ký cược này, kế toán sẽ ghi:

Nợ TK111, 112

Có TK144

- Khi mua hàng có phát sinh các chi phí như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi…:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK156(1562): Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK111, 112, 311, 331, 334, 338…: Tổng giá thanh toán của các khoản chi phí thu mua phát sinh

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi:

Nợ TK156(1562): Chi phí thu mua hàng hoá (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 311, 331, 334, 338…: Tổng giá thanh toán của các khoản chi phí thu mua phát sinh

<2> Mua hàng phát sinh hàng mua đang đi đường

Trường hợp mua hàng, đã nhận được hoá đơn, nhưng đến cuối tháng hàng chưa về đến doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào bộ chứng từ mua hàng sẽ ghi nhận trị giá hàng đang đi đường như sau:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK151: Giá mua của hàng đang đi đường (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK111, 112, 113, 311, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng mua đang đi đường

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT:

Nợ TK151: Giá mua của hàng đang đi đường (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 113, 311, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng mua đang đi đường

*) Lưu ý: Trị giá bao bì đi kèm hàng hoá đang đi đường cũng được theo dõi trên tài khoản 151.

Khi hàng mua đang đi đường đã về nhập kho hay chuyển bán thẳng, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng mua đi đường kỳ trước nhập kho

Nợ TK157: Trị giá hàng mua đi đường kỳ trước gửi bán kỳ này

Nợ TK632: Trị giá hàng mua đi đường kỳ trước bàn giao trực tiếp cho khách hàng kỳ này

Có TK151: Giá trị hàng mua đi đường kỳ trước đã kiểm nhận trong kỳ này

Nếu có bao bì đi kèm hàng hoá tính tiền riêng, kế toán phản ánh trị giá bao bì đã nhận như sau:

Nợ TK153(1532): Trị giá bao bì đi kèm hàng hóa đã nhập kho

Nợ TK138(1388): Trị giá bao bì đi kèm tương ứng với số hàng hoá gửi bán thẳng chưa được chấp nhận thanh toán

Nợ TK131: Trị giá bao bì đi kèm với số hàng hoá đã giao bán trực tiếp

Có TK151: Trị giá bao bì tương ừng với số hàng mua đi đường kỳ trước đã kiểm nhận kỳ này

<3> Mua hàng có giá tạm tính

 Trường hợp hàng mua đã nhập kho nhưng cuối tháng chưa có hoá đơn, kế toán sẽ tiền hành ghi sổ theo giá tạm tính. Trong trường hợp này, do không có hoá đơn nên chưa được khấu trừ thuế. Cụ thể, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng hoá nhập kho theo giá tạm tính

Có TK331: Khoản phải trả cho người bán tương ứng

Khi có hoá đơn, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế (giá ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa giá hoá đơn với giá tạm tính. Cụ thể:

+ Nếu giá hoá đơn > giá tạm tính, kế toán sẽ ghi bút toán bổ sung:

Nợ TK156(1561): Phần chênh lệch giữa giá tạm tính < giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho

Có TK331: Phần chênh lệch giữa giá tạm tính < giá thanh toán thực tế phải trả cho người bán

+ Nếu giá hoá đơn < giá tạm tính, kế toán sẽ điều chỉnh giảm bằng bút toán ghi số âm:

Nợ TK156(1561): (Phần chênh lệch giữa giá tạm tính > giá mua thực tế của hàng hoá nhậpkho)

Có TK331: (Phần chênh lệch giữa giá tạm tính > giá thanh toán thực tế phải trả cho người bán)

Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì đồng thời với bút toán điều chỉnh giá tạm tính ở trên, kế toán sẽ tiến hành ghi nhận thuế GTGT đầu vào của hàng hoá theo hoá đơn:

Nợ TK133(1331): Tổng số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá

Có TK331: Số tiền phải trả cho người bán tương ứng

Còn đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc đối với các đối tượng không chịu thuế GTGT thì khi điều chỉnh giá tạm tính, kế toán đã ghi nhận theo tổng giá thanh toán của hàng hoá (gồm cả thuế GTGT).

<4> Mua hàng phát sinh thiếu

 Trường hợp mua hàng khi nhập kho phát hiện thiếu hàng, kế toán sẽ chỉ ghi tăng hàng hoá theo trị giá hàng thực nhận nhập kho. Còn số hàng thiếu, kế toán sẽ xử lý như sau:

- Nếu hàng thiếu xác định ngay được nguyên nhân thì căn cứ vào Phiếu nhập kho và Biên bản xử lý hàng thiếu, kế toán sẽ phản ánh ngay:

+ Nếu hàng thiếu do hao hụt tự nhiên trong định mức, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá thực tế của hàng nhập kho (không có thuế GTGT)

Nợ TK156(1562): Trị giá hàng hoá hao hụt tự nhiên (không có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (theo hoá đơnĩ

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)

+ Nếu hàng thiếu do nguyên nhân khách quan bất khả kháng và theo hợp đồng doanh nghiệp phải chịu, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá thực tế của hàng nhập kho (không có thuế GTGT)

Nợ TK811: Trị giá hàng thiếu do nguyên nhân khách quan (không có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (theo hoá đơn)

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)

+ Nếu hàng thiếu do bên bán gửi thiếu, đơn vị đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá thực tế của hàng nhập kho (không có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào của hàng thực nhập

Nợ TK331: Trị giá hàng thiếu do bên bán gửi thiếu (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)

Nếu phát sinh thiếu cả bao bì đi kèm hàng hoá, tính tiền riêng thì kế toán sẽ phản ánh trị giá bao bì thiếu như sau:

Nợ TK153(1532): Trị giá thực tế của bao bì nhập kho (không có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào của bao bì thực nhập

Nợ TK331: Trị giá bao bì thiếu do bên bán gửi thiếu (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của bao bì (theo hoá đơn)

Còn nếu trường hợp hàng thiếu do bên bán gửi thiếu nhưng doanh nghiệp chưa thanh toán hoặc chưa chấp nhận thanh toán tiền hàng thì sẽ không phản ánh.

+ Nếu hàng thiếu do lỗi của cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp thì sẽ xử lý bắt bồi thường, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá thực tế của hàng nhập kho (không có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào của hàng thực nhập

Nợ TK138(1388), 111: Tổng số tiền cá nhân phải bồi thường (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)

Nếu phát sinh thiếu cả bao bì đi kèm, kế toán sẽ phản ánh như sau:

Nợ TK153(1532): Trị giá thực tế của bao bì nhập kho (không có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào của bao bì thực nhập

Nợ TK138(1388), 111: Tổng số tiền bao bì cá nhân phải bồi thường (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của bao bì (theo hoá đơn)

* Lưu ý: Trong trường hợp này, nếu buộc cá nhân phải bồi thường theo giá phạt lớn hơn (>) giá mua của hàng hoá thì phần chênh lệch sẽ ghi tăng thu nhập khác của doanh nghiệp (TK711).

- Nếu hàng thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân đang chờ xử lý, kế toán sẽ theo dõi trị giá hàng thiếu trên tài khoản 138(1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý). Khi nhập kho hàng hoá, kế toán sẽ ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá thực tế của hàng nhập kho (không có thuế GTGT)

Nợ TK138(1381): Trị giá hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào (theo hoá đơn)

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)

Nếu phát sinh thiếu cả bao bì đi kèm hàng hoá tính giá riêng thì trị giá bao bì phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân cũng được theo dõi trên TK138(1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý). Khi nhận được quyết định xử lý số hàng thiếu, tuỳ theo từng tình huống xử lý cụ thể, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ như sau:

+ Nếu hàng thiếu do hao hụt tự nhiên trong định mức, kế toán ghi:

Nợ TK156(1562): Trị giá hàng hoá hao hụt tự nhiên trong định mức

Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý

+ Nếu hàng thiếu do nguyên nhân khách quan bất khả kháng và theo hợp đồng doanh nghiệp phải chịu, kế toán ghi:

Nợ TK811: Trị giá hàng thiếu do nguyên nhân khách quan

Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý

+ Nếu hàng thiếu được xác định do bên bán gửi thiếu và bên bán đã giao bổ sung đủ số hàng còn thiếu. Khi nhập kho hàng hoá và bao bì đi kèm, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá số hàng người bán giao bổ sung đã nhập kho

Nợ TK153(1532): Trị giá số bao bì người bán giao bổ sung đã nhập kho

Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý

+ Nếu hàng thiếu do bên bán gửi thiếu, nhưng bên bán không còn hàng để gửi bổ sung, kế toán sẽ ghi:

Nợ TK111, 112, 331…: Số tiền được hoàn trả tương ứng với số hàng thiếu

Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý (chưa có thuế GTGT)

Có TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào giảm tương ứng

+ Nếu hàng thiếu do cá nhân làm mất phải bồi thường, kế toán ghi:

Nợ TK138(1388), 111: Trị giá hàng thiếu cá nhân phải bồi thường

Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý (chưa có thuế GTGT)

Có TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào giảm tương ứng

+ Nếu hàng thiếu không xác định được nguyên nhân thì trị giá hàng thiếu sẽ được ghi tăng chi phí khác của doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK811: Trị giá hàng thiếu không xác định được nguyên nhân

Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý (chưa có thuế GTGT)

Có TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng với số hàng thiếu (nếu không được khấu trừ)

<5> Mua hàng phát sinh thừa

 Trường hợp mua hàng khi nhập kho phát hiện thừa hàng thì tuỳ từng nguyên nhân cụ thể, kế toán sẽ tiến hành xử lý khác nhau:

- Nếu hàng thừa xác định ngay được nguyên nhân thì kế toán sẽ tiền hành xử lý ngay, cụ thể:

+ Nếu hàng thừa được xác định là do dôi thừa tự nhiên, căn cứ vào Phiếu nhập kho và Biên bản xử lý hàng thừa, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng thực nhập kho (không có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (theo hoá đơn)

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)

Có TK711: Trị giá hàng thừa được xử lý ghi tăng thu nhập

+ Nếu hàng thừa do bên bán gửi thừa và doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa này, khi nhận đầy đủ chứng từ, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng thực tế nhập kho (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá

Còn nếu doanh nghiệp quyết định trả lại số hàng thừa này và bên bán đang nhờ doanh nghiệp giữ hộ thì doanh nghiệp chỉ nhập kho số hàng hoá theo hoá đơn, còn trị giá hàng thừa sẽ được theo dõi trên TK002 – Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công. Kế toán ghi:

Nợ TK002: Trị giá hàng thừa giữ hộ người bán

Đến khi xuất trả hàng cho người bán, kế toán sẽ ghi: Có TK002

- Nếu hàng thừa chưa rõ nguyên nhân và doanh nghiệp quyết định nhập kho toàn bộ số hàng, kế toán sẽ phản ánh như sau:

Nợ TK156(1561): Trị giá thực tế của hàng nhập kho (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá (theo hoá đơn)

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)

Có TK338(3381): Trị giá hàng thừa chờ xử lý

Khi xác định được nguyên nhân và xử lý số hàng thừa, căn cứ vào từng quyết định xử lý cụ thể, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ theo một trong các định khoản sau:

+ Nếu hàng thừa do dôi thừa tự nhiên hay hàng thừa không xác định được nguyên nhân, sẽ xử lý ghi tăng thu nhập khác:

Nợ TK338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK711: Trị giá hàng thừa được xử lý ghi tăng thu nhập

+ Nếu hàng thừa do bên bán gửi thừa và doanh nghiệp trả lại cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK156(1561): Trị giá hàng thừa xuất kho trả lại cho người bán

Nếu bên bán đang nhờ doanh nghiệp giữ hộ thì kế toán sẽ đồng thời ghi nhận bút toán: Nợ

TK002: Trị giá hàng thừa giữ hộ người bán. Đến khi xuất trả hàng cho người bán, kế toán sẽ ghi: Có TK002.

+ Nếu hàng thừa do bên bán gửi thừa và doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa này, kế toán ghi:

Nợ TK338(3381): Trị giá hàng thừa doanh nghiệp đã mua lại (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa doanh nghiệp đã mua lại

*) Lưu ý: Trong trường hợp này, nếu doanh nghiệp chỉ nhập kho số hàng hoá theo hoá đơn, kế toán sẽ ghi nhận số thực nhập theo hoá đơn; số hàng thừa coi như doanh nghiệp giữ hộ cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK002: Trị giá hàng thừa chờ xử lý (không bao gồm thuế GTGT)

Khi xử lý số hàng thừa này, kế toán sẽ ghi:

Có TK002: Trị giá hàng thừa đã xử lý (không bao gồm thuế GTGT)

Đồng thời, căn cứ vào cách xử lý cụ thể, kế toán sẽ phản ánh thêm một số bút toán tương tự như trường hợp hàng thừa xác định ngay nguyên nhân đã trình bày ở trên. Trường hợp hàng mua có bao bì đi kèm tính tiền riêng thì số bao bì thừa cũng sẽ được xử lý tương tự hàng hoá.

<6> Mua hàng cần phải gia công, chế biến lại

Trường hợp hàng mua cần phải gia công, chế biến lại trước khi xuất bán để tăng giá trị hoặc khả năng tiêu thụ của hàng hoá, kế toán phải tổ chức theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong quá trình gia công hàng hoá, từ khi đem hàng đi gia công đến khi gia công xong nhập kho hoặc chuyển bán thẳng, sử dụng TK154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Cụ thể:

- Khi hàng mua về được chuyển thẳng đi gia công, chế biến lại, kế toán phản ánh như sau:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK154: Trị giá hàng mua chuyển ngay đi gia công, chế biến lại (không gồm thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào của hàng mua

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng mua

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc các đối tượng không chịu thuế GTGT:

Nợ TK154: Trị giá hàng mua chuyển ngay đi gia công, chế biến lại (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng mua

- Nếu xuất kho hàng hoá đem đi gia công, kế toán ghi:

Nợ TK154: Trị giá hàng hoá đem đi gia công, chế biến lại

Có TK156(1561): Trị giá hàng hoá xuất kho

- Nếu trong quá trình gia công, chế biến lại hàng hoá có phát sinh chi phí như: chi phí vận chyển, chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí tiền công…, căn cứ vào các chừng từ liên quan, kế toán sẽ phản ánh như sau:

Nợ TK154: Chi phí phát sinh trong quá trình gia công, chế biến lại hàng hoá

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK111, 112, 331, 334…: Tổng số tiền đã thanh toán hoặc phải thanh toán tương ứng

- Khi hàng gia công, chế biến xong được đem về nhập kho, được gửi bán hoặc chuyển bán thẳng, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ như sau:

Nợ TK156(1561): Trị giá hàng hoá nhập kho sau khi gia công, chế biến lại

Nợ TK157: Trị giá hàng hoá gửi bán thẳng sau khi gia công, chế biến lại

Nợ TK632: Trị giá hàng hoá chuyển thẳng cho khách hàng sau khi gia công, chế biến lại

Có TK154: Trị giá hàng hoá gia công, chế biến đã hoàn thành

*) Lưu ý: Trường hợp hàng hoá sau khi gia công, chế biến lại được phân chia thành nhiều phẩm cấp khác nhau, kế toán cần phải xác định giá thực tế của từng loại để phục vụ cho hạch toán chi tiết hàng hoá và làm cơ sở cho việc định giá bán của từng loại phẩm cấp hàng hoá. Cụ thể, để xác định giá nhập kho thực tế của từng loại hàng sau khi gia công, chế biến lại, kế toán dùng phương trình kinh tế sau:

Tiêu thức phân bổ ở đây có thể là doanh thu ước tính, chi phí mua theo giá kế hoạch hoặc chi phí mua theo giá thị trường…

<7> Mua hàng không nhập kho

- Trường hợp hàng mua được gửi bán thẳng không qua kho:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK157: Trị giá hàng mua gửi bán thẳng không qua kho (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào của hàng mua

Có TK111, 112, 311, 331…: Tổng giá thanh toán của số hàng mua gửi bán thẳng không qua kho

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc các đối tượng không chịu thuế GTGT, kế toán ghi:

Nợ TK157: Trị giá hàng mua gửi bán thẳng không qua kho (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 311, 331…: Tổng giá thanh toán của số hàng mua gửi bán thẳng không qua kho

Nếu có bao bì đi kèm tính giá riêng, kế toán ghi:

Nợ TK138(1388): Trị giá bao bì kèm theo số hàng mua gửi bán thẳng chưa được chấp nhận thanh toán

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào của bao bì

Có TK111, 112, 331…: Tổng số tiền bao bì đã thanh toán hoặc còn phải thanh toán cho người bán

- Trường hợp hàng mua được bàn giao tay ba thì đồng thời với việc ghi nhận doanh thu (phản ánh số tiền thu từ người mua hàng), kế toán còn tiền hành kết chuyển trị giá vốn của hàng bán (đúng bằng trị giá thực tế của số hàng mua được bàn giao tay ba):

Nợ TK632: Trị giá hàng mua giao bán trực tiếp cho khách hàng (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng mua

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của số hàng mua giao bán trực tiếp

Nếu có bao bì đi kèm tính giá riêng, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 131…: Trị giá bao bì đi kèm đã thu hoặc phải thu ở khách hàng

Có TK111, 112, 331…: Trị giá bao bì đi kèm đã trả hoặc phải trả cho người bán

Đồng thời phản ánh thuế GTGT đầu vào và đầu ra của bao bì:

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào của bao bì

Có TK3331(33311): Thuế GTGT đầu ra của bao bì

 <8> Mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại

Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại do mua hàng với số lượng lớn, kế toán phản ánh khoản chiết khấu thương mại được hưởng như sau:

– Nếu chiết khấu thương mại được phản ánh trên hoá đơn của nhà cung cấp thì khoản chiết khấu doanh nghiệp được hưởng sẽ không được phản ánh vào bên Có của các tài khoản 1561, 157, 632, mà được khấu trừ ngay khi xác định trị giá hàng nhập kho, hàng gửi bán hay chuyển bán thẳng.

– Nếu chiết khấu thương mại không được phản ánh trên hoá đơn của nhà cung cấp thì khoản chiết khấu doanh nghiệp được hưởng được coi như một khoản giảm giá và được phản ánh vào bên Có của các tài khoản 1561 (nếu hàng mua đã nhập kho) hay 157, 632 (nếu hàng mua đã được gửi bán thẳng hoặc chuyển bán trực tiếp cho khách hàng không qua kho). Cụ thể:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK331, 111, 112: Tổng số tiền thanh toán được giảm hoặc được hoàn lại tương ứng với khoản chiết khấu thương mại được hưởng

Có TK156(1561), 157, 632: Khoản chiết khấu thương mại được hưởng ghi giảm trị giá thực tế của hàng mua (không gồm thuế GTGT)

Có TK133(1331): Giá trị thuế GTGT đầu vào giảm tương ứng

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc các đối tương không chịu thuế GTGT, kế toán ghi:

Nợ TK331, 111, 112: Tổng số tiền thanh toán được giảm hoặc được hoàn lại tương ứng với khoản chiết khấu thương mại được hưởng

Có TK156(1561), 157, 632: Khoản chiết khấu thương mại được hưởng ghi giảm trị giá thực tế của hàng mua (gồm cả thuế GTGT)

<9> Mua hàng có phát sinh trả lại hàng hoặc được giảm giá

Trường hợp hàng mua kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng, doanh nghiệp xuất trả lại cho người bán hoặc được người bán chấp nhận giảm giá, kế toán sẽ phản ánh như sau:

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh như sau:

Nợ TK331, 111, 112, 138(1388)…: Tổng giá thanh toán của hàng mua trả lại hoặc khoản giảm giá hàng mua được hưởng

Có TK156(1561), 157: Giá mua của hàng trả lại hay khoản giảm giá hàng mua được hưởng (chưa kể thuế GTGT)

Có TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào giảm tương ứng với số hàng mua trả lại hoặc khoản giảm giá hàng mua được hưởng

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc các đối tượng không chịu thuế GTGT, kế toán hạch toán như sau:

Nợ TK331, 111, 112, 138(1388)…: Tổng giá thanh toán của hàng mua trả lại hoặc khoản giảm giá hàng mua được hưởng

Có TK156(1561), 157: Giá mua của hàng trả lại hay khoản giảm giá hàng mua được hưởng (gồm cả thuế GTGT)

Trường hợp hàng hoá có bao bì đi kèm tính giá riêng:

- Khi trả lại hàng, nếu doanh nghiệp trả lại bao bì tương ứng, kế toán ghi:

Nợ TK331, 111, 112, 138(138): Số tiền thanh toán bao bì đi kèm được bên bán chấp nhận hoàn lại

Có TK153(1532): Trị giá bao bì đi kèm xuất trả lại cho người bán

Có TK138(1388): Trị giá bao bì đi kèm chuyển trả lại cho người bán (trường hợp hàng gửi bán thẳng không qua kho)

Có TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào giảm tương ứng

- Khi giảm giá hàng mua sẽ không giảm giá bao bì đi kèm

<10> Mua hàng có phát sinh chiết khấu thanh toán:

Nếu doanh nghiệp thanh toán công nợ trong thời hạn được hưởng chiết khấu thì số chiết khấu thanh toán được hưởng sẽ được trừ vào số tiền phải trả và ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính, kế toán ghi:

Nợ TK331: Tổng số tiền hàng nợ người bán doanh nghiệp thực phải trả

Có TK515: Số chiết khấu thanh toán được hưởng (= lượng công nợ mua hàng thực phải trả x tỷ lệ % chiết khấu)

Có TK111, 112, 113, 311…: Tổng số tiền doanh nghiệp đã thực xuất trả cho người bán

Trường hợp sau khi doanh nghiệp đã thanh toán xong tiền hàng mới được hưởng chiết khấu thanh toán thì số chiết khấu thanh toán được hưởng sẽ được ghi nhận như sau:

Nợ TK111, 112, 138(1388): Số tiền chiết khấu thu từ người bán hoặc được người bán chấp nhận

Có TK515: Số chiết khấu thanh toán được hưởng ghi tăng doanh thu

<11> Trường hợp doanh nghiệp đặt trước tiền mua hàng

a. Nếu doanh nghiệp đặt trước tiền mua hàng cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK331: Số tiền mua hàng đã đặt trước cho người bán

Có TK111, 112, 311…: Số tiền xuất đặt trước tương ứng

Khi người bán chuyển hàng đến cho doanh nghiệp, hàng được nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK156(1561): Giá mua của hàng hoá thực nhập

Nợ TK153(1532): Trị giá bao bì đi kèm thực nhập

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá

Có TK331: Tổng giá thanh toán của hàng hoá và bao bì đi kèm đã nhận trong kỳ

b. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hoá, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức:

Như vậy, theo phương pháp kiểm kê định kỳ, khi nhập hàng bắt buộcphải ghi chi tiết, kịp thời; còn khi xuất ra để bán, sử dụng thì không cần ghi theo thời điểm xuất nhưng đến cuối tháng bắt buộc phải kiểm kê thực tế hàng tồn kho để tính giá trị hàng xuất.

Áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ và cuối kỳ kế toán để kết chuyển số dư đầu kỳ và theo dõi số dư cuối kỳ. Kế toán phản ánh tính hình nhập hàng, việc được giảm giá hàng mua, được hưởng chiết khấu mua hàng, và hàng xuất trả lại vào tài khoản 6112. Cụ thể, kết cấu và nội dung phản ánh của các tài khoản được sử dụng ở phương pháp này như sau:

Tài khoản sử dụng

+ Tài khoản 611 “Mua hàng” (tiểu khoản 6112 – Mua hàng hoá):

Tài khoản này để phản ánh trị giá hàng hoá mua vào và tăng thêm do các nguyên nhân khác trong kỳ.

Tài khoản 6112 “Mua hàng hoá” có nội dung phản ánh như sau:

Bên Nợ:

– Trị giá hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ đầu kỳ (tồn kho, tồn quầy, gửi bán, ký gửi, đại lý, hàng mua đang đi đường)

– Trị giá hàng hoá thu mua và tăng khác trong kỳ

Bên Có:

– Trị giá hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ cuối kỳ (tồn kho, tồn quầy, gửi bán, ký gửi, đại lý, hàng mua đang đi đường)

– Trị giá hàng mua trả lại hay giảm giá hàng mua được hưởng trong kỳ

– Trị giá hàng hoá xuất trong kỳ

Tài khoản 611(6112) cuối kỳ không có số dư và được mở chi tiết theo từng chủng loại hàng hoá, từng lô hàng… tại từng kho, từng quầy tuỳ theo trình độ cán bộ kế toán và yêu cầu cung cấp thông tin cho quản lý.

+ Tài khoản 156″Hàng hoá”: Phản ánh giá thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy, với nội dung phản ánh cụ thể như sau:

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy cuối kỳ

Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy đầu kỳ

Số dư Nợ: Phản ánh giá thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy cuối kỳ

Tài khoản 156 có thể mở chi tiết theo từng chủng loại hàng hoá, từng lô hàng hoá… tại từng kho, từng quầy.

+ Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi trên đường”: Phản ánh giá thực tế của hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua đang đi trên đường tại thời điểm kiểm kê. Cụ thể nội dung phản ánh của tài khoản 151 theo phương pháp này như sau:

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế hàng mua đang đi đường cuối kỳ

Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng mua đang đi đường đầu kỳ

Số dư Nợ: Phản ánh giá thực tế hàng mua đang đi đường cuối kỳ

Tài khoản 151 có thể mở chi tiết theo từng chủng loại hàng hoá, từng lô hàng hoá, từng hoá đơn mua hàng…

Ngoài các tài khoản nói trên, trong quá trình hạch toán mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán cũng sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như 111, 112, 113(1131), 331, 138, 338… tương tự như phương pháp kê khai thương xuyên.

Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ mua hàng cơ bản

<1> Đầu kỳ kinh doanh, kế toán tiến hành kết chuyển trị giá hàng hoá còn lại, chưa tiêu thụ:

Nợ TK611(6112): Trị giá thực tế của hàng hoá chưa tiêu thụ đầu kỳ

Có TK156: Trị giá hàng hoá tồn kho, tồn quầy đầu kỳ

Có TK157: Trị giá vốn hàng đang gửi bán, ký gửi, đại lý đầu kỳ

Có TK151: Trị giá hàng mua đang đi đường đầu kỳ

Có TK153(1532): Trị giá bao bì đi kèm tính giá riêng tương ứng với số hàng hoá chưa tiêu thụ đầu kỳ

<2> Trong kỳ, căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tình hình nhập, xuất, tăng, giảm hàng hoá, kế toán ghi các bút toán sau:

- Phản ánh giá thực tế của hàng hoá mua vào nhập kho trong kỳ:

+ Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK611(6112): Giá mua của hàng hoá nhập kho (chưa kể thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá

Có TK111, 112, 331, 311: Tổng giá thanh toán của hàng hoá

+ Đối với các doanh nghiệp tính thế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc các đối tượng không chịu thuế GTGT:

Nợ TK611(6112): Giá mua của hàng hoá nhập kho (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 331, 311: Tổng giá thanh toán của hàng hoá

- Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trính mua hàng:

Nợ TK611(6112): Chi phí thu mua hàng hoá

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK111, 112, 311, 331, 334, 338…: Tổng chi phí thu mua thực tế phát sinh đơn vị đã thanh toán hoặc phải thanh toán

- Trường hợp mua hàng nhưng đến cuối tháng hàng chưa về đến doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng sẽ ghi:

+ Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK611(6112): Giá mua của hàng đang đi đường (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK111, 112, 113, 311, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng mua đang đi đường

+ Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc các đối tượng không chịu thuế GTGT:

Nợ TK611(6112): Giá mua của hàng đang đi đường (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 113, 311, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng mua đang đi đường

Khi hàng về nhập kho, kế toán sẽ không phản ánh mà đợi đến cuối kỳ sau khi kiểm kê thực tế trị giá hàng mua đang đi đường mới tiến hành ghi sổ.

- Trường hợp hàng mua đã nhập kho nhưng cuối tháng doanh nghiệp vẫn chưa nhận được hoá đơn, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ theo giá tạm tính:

Nợ TK611(6112): Trị giá hàng hoá nhập kho theo giá tạm tính

Có TK331: Số tiền mua hàng theo giá tạm tính

Khi nhận được hoá đơn mua hàng, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế:

+ Nếu giá hoá đơn > giá tạm tính, ghi bút toán bổ sung:

Nợ TK611(6112): Phần chênh lệch giữa giá tạm tính < giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho

Có TK331: Số nợ phải trả người bán tăng tương ứng

+ Nếu giá hoá đơn < giá tạm tính, ghi bút toán âm:

Nợ TK611(6112): (Phần chênh lệch giữa giá tạm tính > giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho)

Có TK331: (Số nợ phải trả người bán giảm tương ứng)

Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ đồng thời ghi nhận thuế GTGT đầu vào của hàng hoá:

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ của số hàng hoá đã nhập kho

Có TK331: Số tiền mua hàng phải thanh toán tương ứng

- Trường hợp mua hàng khi nhập kho phát hiện thiếu hàng thì tuỳ thuộc vào từng nguyên nhân cụ thể để xử lý số hàng thiếu như sau:

+ Nếu xác định được ngay nguyên nhân thì sẽ xử lý ngay:

-Nếu hàng thiếu do hao hụt tự nhiên (hao hụt trong định mức), ghi:

Nợ TK611(6112) “Hàng nhập kho”: Trị giá hàng thực nhập kho (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK611(6112) “Chi phí thu mua”: Trị giá hàng hoá hao hụt tự nhiên (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (theo hoá đơn)

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)

- Nếu hàng thiếu do nguyên nhân khách quan, ghi:

Nợ TK611(6112): Trị giá hàng thực nhập kho (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK811: Trị giá hàng thiếu do nguyên nhân khách quan (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (theo hoá đơn)

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)

-Nếu hàng thiếu do bên bán gửi thiếu:

Nợ TK611(6112): Trị giá hàng thực nhập kho (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ của hàng thực nhập

Nợ TK331: Trị giá hàng gửi thiếu được trừ vào nợ phải trả người bán (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)

-Nếu hàng thiếu do lỗi của cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp thì sẽ xử lý bắt bồi thường:

Nợ TK611(6112): Trị giá hàng thực nhập kho (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ của hàng thực nhập

Nợ TK138(1388), 111: Tổng số tiền hàng cá nhân phải bồi thường tương ứng với số hàng thiếu (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)

+ Nếu hàng thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, đang chờ xử lý, căn cứ vào Phiếu nhập kho và Biên bản kiểm nhận, kế toán ghi:

Nợ TK611(6112): Trị giá hàng thực nhập kho (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK138(1381): Trị giá hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (theo hoá đơn)

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)

Khi nhận được quyết định xử lý số hàng thiếu, tuỳ thuộc vào từng tính huống xử lý cụ thể, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ như sau:

- Nếu hàng thiếu do hao hụt trong định mức hoặc do nguyên nhân khách quan:

Nợ TK611(6112)”Chi phí thu mua”: Trị giá hàng hao hụt tự nhiên

Nợ TK811: Trị giá hàng thiếu do nguyên nhân khách quan

Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý

- Nếu hàng thiếu do bên bán gửi thiếu và bên bán đã giao bổ sung đủ:

Nợ TK611(6112): Trị giá hàng thiếu bên bán đã giao bổ sung đủ

Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý

-Nếu hàng thiếu do bên bán gửi thiếu nhưng bên bán không giao bổ sung thì sẽ ghi giảm cho số tiền hàng phải trả:

Nợ TK331: Số nợ phải trả giảm tương ứng với số hàng thiếu

Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý (chưa có thuế GTGT)

Có TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào giảm tương ứng

-Nếu hàng thiếu do cá nhân làm mất phải bồi thường:

Nợ TK138(1388), 111: Trị giá hàng thiếu cá nhân phải bồi thường

Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý (chưa có thuế GTGT)

Có TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào giảm tương ứng với số hàng thiếu

- Nếu hàng thiếu không xác định được nguyên nhân:

Nợ TK811: Trị giá hàng thiếu không xác định được nguyên nhân

Có TK138(1381): Trị giá hàng thiếu đã xử lý (chưa có thuế GTGT)

Có TK133(1331): Thuế GTGT tương ứng với số hàng thiếu (nếu không được khấu trừ)

- Trường hợp hàng mua khi nhập kho phát hiện thừa:

+ Nếu hàng thừa xác định ngay được nguyên nhân thì căn cứ vào nguyên nhân cụ thể, kế toán sẽ tiến hành xử lý ngay. Cụ thể:

- Nếu hàng thừa được xác định ngay là do dôi thừa tự nhiên thì số hàng thừa sẽ được xử lý ghi tăng thu nhập khác, kế toán ghi:

Nợ TK611(6112): Trị giá hàng thực tế nhập kho (không gồm thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (theo hoá đơn)

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)

Còn nếu doanh nghiệp quyết định trả lại số hàng thừa này và bên bán đang nhờ doanh nghiệp giữ hộ thì trị giá hàng thừa sẽ được theo dõi trên TK002 – Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công.

+ Nếu hàng thừa chưa rõ nguyên nhân và doanh nghiệp quyết định nhập kho toàn bộ số hàng, kế toán sẽ phản ánh như sau:

Nợ TK611(6112): Trị giá hàng thực tế nhập kho (không gồm thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào của số hàng hoá tính theo hoá đơn

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng hoá (theo hoá đơn)

Có TK338(3381): Trị giá hàng thừa chờ xử lý

Khi có quyết định xử lý hàng thừa, tuỳ theo từng tình huống xử lý cụ thể, kế toàn tiến hành ghi sổ theo một trong các bút toán sau:

- Nếu hàng thừa do dôi thừa tự nhiên hay hàng thừa không xác định được nguyên nhân sẽ xử lý ghi tăng thu nhập bất thường:

Nợ TK338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK711: Trị giá hàng thừa ghi tăng thu nhập bất thường

+ Nếu hàng thừa trả lại cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK611(6112): Trị giá hàng thừa xuất trả lại cho người bán

Nếu bên bán đang nhờ doanh nghiệp giữ hộ số hàng này thì kế toán sẽ đồng thời ghi: Nợ TK002 – Trị giá hàng thừa giữ hộ người bán. Đến khi xuất trả cho người bán, kế toán sẽ ghi Có TK002.

- Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa:

Nợ TK338(3381): Trị giá hàng thừa doanh nghiệp đã mua lại (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tương ứng

Có các TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa doanh nghiệp đã mua lại

Nếu doanh nghiệp chỉ nhập kho số hàng hoá theo hoá đơn, kế toán sẽ chỉ ghi tăng hàng hoá theo số thực nhập. Số hàng thừa còn lại coi như doanh nghiệp giữ hộ cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK002: Trị giá hàng thừa chờ xử lý (không bao gồm thuế GTGT)

Khi xử lý số hàng thừa đó, kế toán ghi:

Có TK002: Trị giá hàng thừa đã xử lý (không bao gồm thuế GTGT)

- Trường hợp hàng mua được gửi bán thẳng không qua kho

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK611(6112): Trị giá hàng mua gửi bán thẳng không qua kho (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào của hàng mua

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng mua

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc các đối tượng không chịu thuế GTGT, kế toán ghi:

Nợ TK611(6112): Trị giá hàng mua gửi bán thẳng không qua kho (gồm cả thuế GTGT)

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng mua

– Trường hợp hàng mua được chuyển bán thẳng cho khách hàng (giao tay ba) thì cũng như phương pháp kê khai thường xuyên, đồng thời với việc ghi nhận doanh thu, kế toán cũng phải phản ánh ngay trị giá vốn của hàng chuyển giao:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK632: Trị giá hàng mua giao bán trực tiếp cho khách hàng (chưa có thuế GTGT)

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ của hàng mua

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng mua

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc các đối tượng không chịu thuế GTGT:

Nợ TK632: Trị giá hàng mua giao bán trực tiếp cho khách hàng (gồm cảï thuế GTGT)

Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng mua

- Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại do mua hàng với số lượng lớn:

+ Nếu chiết khấu thương mại được phản ánh trên hoá đơn thì sẽ được ghi nhận ngay khi nhập hàng.

+ Nếu chiết khấu thương mại không được phản ánh trên hoá đơn thì khi được hưởng chiết khấu, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 331…: Khoản chiết khấu thương mại đã được thanh toán hoặc được chấp nhận giảm nợ

Có TK611(6112): Chiết khấu thương mại được hưởng ghi giảm trị giá hàng mua

Có TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào giảm tương ứng

- Trường hợp hàng mua kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng, doanh nghiệp xuất trả lại cho người bán hoặc được giảm giá khi mua hàng, kế toán ghi:

Nợ TK111, 112, 138(1388), 331…: Tổng giá thanh toán của hàng mua trả lại hoặc khoản giảm giá hàng mua được hưởng

Có TK611(6112): Trị giá hàng mua trả lại hay trị giá hàng mua giảm tương ứng với khoản giảm giá được hưởng

Có TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào giảm tương ứng

- Khi thanh toán tiền mua hàng thì phương pháp hạch toán về cơ bản giống như phương pháp kê khai thương xuyên:

+ Nếu không được hưởng chiết khấu thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK331: Số tiền mua hàng đã thanh toán cho người bán

Có TK111, 112, 113, 311…: Số tiền xuất trả cho người bán tương ứng

+ Nếu doanh nghiệp thanh toán công nợ trong thời hạn được hưởng chiết khấu thì số chiết khấu thanh toán được hưởng sẽ được trừ vào số tiền phải trả và ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính, kế toán ghi:

Nợ TK331: Tổng số tiền hàng nợ người bán doanh nghiệp thực phải trả

Có TK515: Số chiết khấu thanh toán được hưởng (= lượng công nợ mua hàng thực phải trả x tỷ lệ % chiết khấu)

Có TK111, 112, 113, 311…: Tổng số tiền doanh nghiệp đã thực xuất trả cho người bán

Trường hợp sau khi doanh nghiệp đã thanh toán xong tiền hàng mới được hưởng chiết khấu thanh toán thì số chiết khấu thanh toán được hưởng sẽ được ghi nhận như sau:

Nợ TK111, 112, 138(1388): Số tiền chiết khấu thu từ người bán hoặc được người bán chấp nhận

Có TK515: Số chiết khấu thanh toán được hưởng

+ Nếu thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng) thì theo phương pháp KKĐK kế toán chỉ ghi nhận ngay doanh thu của hàng xuất đem đi trao đổi:

Nợ TK331: Tổng giá thanh toán của hàng đem đi trao đổi

Có TK511(5111): Doanh thu của số hàng đem đi trao đổi (chưa kể thuế GTGT đầu ra)

Có TK3331(33311): Thuế GTGT đầu ra phải nộp tương ứng

Còn nghiệp vụ ghi nhận trị giá vốn của hàng xuất đem đi trao đổi sẽ được ghi nhận vào cuối kỳ hạch toán sau khi kiểm kê thực tế hàng tồn kho.

+ Nếu doanh nghiệp đặt trước tiền mua hàng, kế toán ghi:

Nợ TK331: Số tiền mua hàng đã đặt trước cho người bán

Có TK111, 112, 311,…: Số tiền xuất đặt trước cho người bán

Khi người bán chuyển hàng đến cho doanh nghiệp, hàng được nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK611(6112): Trị giá mua của số hàng thực nhập

Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK331: Tổng giá thanh toán của hàng hoá

<3> Cuối kỳ kinh doanh, căn cứ vào kết quả kiểm kê, kế toán xác định trị giá hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ:

Nợ TK156: Trị giá hàng hoá tồn kho, tồn quầy cuối kỳ

Nợ TK157: Trị giá vốn hàng đang gửi bán, ký gửi, đại lý được xác định chưa tiêu thụ cuối kỳ

Nợ TK151: Trị giá hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho vào cuối kỳ

Có TK611(6112): Trị giá hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ vào cuối kỳ

Từ đó, xác định trị giá vốn hàng xuất bán và xuất gửi bán trong kỳ:

Nợ TK632: Trị giá vốn hàng xuất trong kỳ

Có TK611(6112): Trị giá hàng xuất trong kỳ

*) Lưu ý: Trong trường hợp doanh nghiệp thương mại có hoạt động kinh doanh phức tạp, có gia công, chế biến, xuất nhập kho liên tục thì phương pháp kiểm kê định kỳ khó kiểm soát hàng tồn kho, dễ sai lầm trong tính toán hàng xuất kho vào cuối kỳ nên thường ít được sử dụng.