Chứng từ điện tử trong ngân hàng

- Theo điều 17 của Luật Kế toán, chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi đảm bảo đầy đủ các nội dung của chứng từ kế toán và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

– Điều kiện cơ bản để sử dụng chứng từ điện tử: các TCTD phải đáp ứng được các yêu cầu về công nghệ để đảm bảo tính bảo mật, sự chính xác và toàn vẹn về thông tin trên chứng từ; và phải có một hành lang pháp lý phù hợp để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ điện tử.

– Phạm vi, đối tượng áp dụng chứng từ điện tử: Theo quy định hiện hành (QĐ 196/TTg của Thủ tướng Chính phủ), chứng từ điện tử chỉ được được lập và sử dụng đối với các nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực thanh toán như thanh toán liên hàng, TTBT hoặc thanh toán giữa NH với khách hàng, và chỉ áp dụng đối với các NH, TCTD, và khách hàng có đủ điều kiện, tiêu chuẩn để tham gia thanh toán điện tử. Các nghiệp vụ khác như nghiệp vụ cho vay, huy động tiền gửi tiết kiệm, phát hành cổ phiếu, trái phiếu, kỳ phiếu, tín phiếu… và các nghiệp vụ thu, chi tài chính khác không thuộc hoạt động thanh toán, bắt buộc phải lập chứng từ giấy, không được sử dụng chứng từ điện tử. Tuy nhiên khi các NH hoàn thành các dự án hiện đại hoá công nghệ, phạm vi sử dụng chứng từ điện tử hoàn toàn có thể mở rộng sang tất cả các lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ khác của ngân hàng. Ví dụ trong nghiệp vụ huy động vốn, sẽ không cần sử dụng thẻ lưu tiết kiệm để quản lý từng khoản tiền gửi của khách hàng mà chủ yếu sử dụng các chứng từ điện tử.

– Các chứng từ điện tử phải có đủ các yếu tố bảo đảm tính pháp lý như chứng từ kế toán bằng giấy, riêng yếu tố dấu và chữ ký được mã hoá bằng ký hiệu mật, và phải có yếu tố bảo mật, bảo đảm an toàn trong quá trình xử lý, truyền tin, lưu trữ. Để đảm bảo tính bảo mật khi sử dụng chứng từ điện tử, các TCTD sử dụng mã khoá bảo mật và chữ ký điện tử. Mã khoá bảo mật trong hệ thống thanh toán điện tử liên hàng là một ứng dụng kỹ thuật tin học nhằm bảo đảm bí mật và an toàn dữ liệu điện tử trong giao dịch và kiểm soát thanh toán điện tử liên NH trên mạng máy tính.

– Về bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử: có 2 hình thức bảo quản bằng giấy hoặc bằng phương tiện điện tử quang học. Các tổ chức tín dụng lựa chọn theo đặc điểm và khả năng hoạt động công nghệ của TC mình. Tuy nhiên đối với hình thức bảo quản bằng dữ liệu điện tử, tuỳ từng thời kỳ, NHNN có thể có những quy định cụ thể về loại hình chứng từ được phép lưu trữ dưới hình thức này, điều kiện đối với chứng từ được lưu trữ, điều kiện đối với TCTD, thời hạn lưu trữ…

– Các chứng từ điện tử đã sử dụng để hạch toán kế toán và thanh toán phải được in ra giấy dưới dạng bảng kê chứng từ, báo biểu kế toán để bảo quản, lưu trữ. Trên từng bảng kê chứng từ, báo biểu kế toán sau khi in ra phải được Kế toán trưởng và Thủ trưởng (hay người được uỷ quyền) kiểm soát, ký xác nhận và đóng dấu.