Phương pháp ghi thẻ song song

* Nội dung:

+ Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm vật tư, hàng hoá, ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trước khi giao cho thủ kho ghi chép. Thẻ kho được bảo quản trong hòm thẻ hay tủ nhiều ngăn, trong đó các thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, thứ (mặt hàng) của vật tư, hàng hoá đảm bảo dễ tìm kiếm khi sử dụng. Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật tư, hàng hoá thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát vật tư, hàng hoá và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vật tư, hàng hoá vào thẻ kho của thứ vật tư, hàng hoá có liên quan. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thẻ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột “tồn” của thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất kho được sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán.

+ Ở phòng kế toán: Hàng ngày hay định kỳ 3-5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán hàng tồn kho thực hiện việc kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ rồi căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào thẻ (sổ) chi tiết vật tư, hàng hoá, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng. Thẻ (sổ) chi tiết được mở cho từng danh điểm vật tư, hàng hoá tương tự thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết được sử dụng để lập báo cáo nhanh về vật tư, hàng hoá theo yêu cầu quản trị vật tư, hàng hoá.Cuối tháng hay tại các thời điểm nào đó trong tháng có thể đối chiếu số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết với số liệu trên thẻ kho tương ứng, nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu trước khi lập báo cáo nhanh (tuần kỳ) vật tư, hàng hoá. Cũng vào cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên các thẻ (sổ) chi tiết, sau đó căn cứ vào số liệu dòng cộng ở thẻ (sổ) chi tiết để ghi vào bảng kê nhập, xuất, tồn kho theo thứ, nhóm, loại vật tư, hàng hoá. Bảng kê này có thể được sử dụng như một báo cáo vật tư, hàng hoá cuối tháng.

Ở bảng kê nhập, xuất, tồn kho của hàng hoá thì kế toán ghi danh điểm hàng hoá và tên hàng hoá vào cột “danh điểm” và cột “tên hàng”.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán chi tiết hàng tồn kho thì thêm cột “đơn giá hạch toán” vào sau cột “đơn vị tính” của bàng này.