Hạch toán kế toán trong thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng

1 Một số nguyên tắc chung

Khi thực hiện TTBTLNH các ngân hàng tham gia TTBTLNH phải tuân thủ các quy định mang tính nguyên tắc sau đây:

– Đối với các lệnh thanh toán giữa các ngân hàng trong phạm vi một địa bàn tỉnh, thành phố thì không giới hạn mức tiền.

– Đối với các lệnh thanh toán bù trừ điện tử để chuyển đi ngân hàng khác địa bàn tỉnh, thành phố thì mức tiền tối đa là mức giá trị thấp do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định cho từng thời kỳ.

– Tất cả các khoản chuyển tiền Nợ trong thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng đều phải có uỷ quyền trước: Các ngân hàng thành viên phải ký hợp đồng chuyển nợ với nhau và phải có thông báo bằng văn bản cho ngân hàng chủ trì trước khi thực hiện.

– Các ngân hàng thành viên có văn bản giới thiệu các cán bộ (Giám đốc hoặc người được uỷ quyền, Trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền, kế toán viên thanh toán bù trừ) tham gia vào quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử, trong đó xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của từng cán bộ được giới thiệu để thực hiện các phần công việc trong thanh toán bù trừ điện tử. Bản giới thiệu này được gửi trực tiếp tới ngân hàng chủ trì. Mỗi cán bộ của ngân hàng thành viên được giới thiệu tham gia vào quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng, tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi cán bộ sẽ được ngân hàng chủ trì quy định chữ ký điện tử và mã khoá bảo mật.

– Nguyên tắc số chênh lệch trong thanh toán bù trừ:

+ Ngân hàng chủ trì thực hiện xử lý bù trừ các lệnh thanh toán đã được kiểm soát và đối chiếu khớp đúng với các lệnh thanh toán được kê trên bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì (mẫu phụ lục số 4) và thanh toán số tiền chệnh lệch phải trả – kết quả thanh toán bù trừ là phải trả của ngân hàng thành viên trong phạm vi khả năng chi trả thực tế của ngân hàng thành viên tại ngân hàng chủ trì. Trong thời gian xử lý bù trừ của phiên thanh toán bù trừ cũng như khi quyết toán thanh toán bù trừ trong ngày, ngân hàng chủ trì sẽ khoá số dư tài khoản tiền gửi của các ngân hàng thành viên để đảm bảo khả năng chi trả của các ngân hàng thành viên được chính xác.

+ Trường hợp tài khoản tiền gửi của ngân hàng thành viên bị thiếu khả năng chi trả so với kết quả thanh toán bù trừ khi thực hiện xử lý bù trừ trong phiên thanh toán bù trừ điện tử và khi quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày thì tiến hành xử lý như sau:

a. Tại thời điểm thực hiện phiên thanh toán bù trừ điện tử:

– Theo nguyên tắc chỉ thanh toán trong phạm vi khả năng chi trả thực tế, ngân hàng chủ trì sẽ không xử lý bù trừ (loại bỏ) một số lệnh thanh toán (loại bỏ các lệnh thanh toán theo trật tự ưu tiên từ thấp đến cao – trật tự ưu tiên sẽ do bản thân các ngân hàng thành viên quy định hoặc theo thời gian lập lệnh thanh toán).

– Các lệnh thanh toán không được xử lý bù trừ trong phiên thanh toán bù trừ điện tử đó sẽ được ngân hàng chủ trì lưu lại để xử lý bù trừ vào phiên thanh toán bù trừ điện tử kế tiếp trong ngày giao dịch (nếu có), đồng thời thông báo các lệnh thanh toán chưa được xử lý bù trừ cho ngân hàng thành viên bị thiếu khả năng chi trả biết.

b. Nếu đến thời điểm quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày mà ngân hàng thành viên đó vẫn không đủ khả năng chi trả để thanh toán cho các lệnh thanh toán chưa được xử lý bù trừ, thì ngân hàng chủ trì sẽ tiến hành huỷ bỏ các lệnh thanh toán này. Ngoài ra, ngân hàng chủ trì sẽ đình chỉ tham gia thanh toán bù trừ nếu việc này xảy ra 3 lần liên tiếp, đồng thời thông báo cho các ngân hàng thanh viên liên quan biết

2. Trình tự xử lý và hạch toán tại NH thành viên phát sinh nghiệp vụ

– Khi chuyển lệnh thanh toán đi: Việc khởi tạo lệnh thanh toán từ chứng từ giấy hoặc từ chứng từ điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc chung về phân quyền hạn và trách nhiệm xử lý, kiểm tra, kiểm soát giữa các phần hành nghiệp vụ và cá nhân có liên quan đến khoản chuyển tiền đi sao cho tất cả các khâu công việc phải có tính độc lập với nhau và phải có người thực hiện, người kiểm soát. Về cơ bản, quy trình khởi tạo lệnh thanh toán cũng giống như quy trình khởi tạo một lệnh chuyển tiền điện tử liên hàng đã nêu ở phần trên. Tuy nhiên, TTBTĐTLNH là việc thanh toán vốn giữa các pháp nhân với nhau do vậy, trên Bảng kê lệnh thanh toán gửi đi ngân hàng chủ trì (phụ lục số 4) phải có chữ ký điện tử của chủ tài khoản hoặc người được uỷ quyền thì mới có giá trị thực hiện.

Đến thời điểm thực hiện phiên thanh toán bù trừ, các ngân hàng thành viên gửi các lệnh thanh toán đã được lập cùng với bảng kê các lệnh thanh toán gửi đi ngân hàng chủ trì tới ngân hàng chủ trì để thực hiện phiên thanh toán bù trừ. Về hạch toán:

– Đối với lệnh chuyển Có, ghi:

Nợ: TK Thích hợp của đơn vị chuyển

Có: TK Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên

– Đối với lệnh chuyển Nợ, ghi:

Nợ: TK Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên

Có: TK trung gian thích hợp (chưa trả ngay cho khách hàng)

Khi nhận được thông báo chấp nhận chuyển Nợ của NHB, NHA sẽ trả tiền cho khách hàng.

3. Trình tự xử lý và hạch toán tại NH thành viên nhận lệnh chuyển tiền và Bảng kết quả thanh toán bù trừ từ ngân hàng chủ trì (NHB):

– Quy trình kiểm soát lệnh chuyển tiền đến và Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử từ ngân hàng chủ trì về cơ bản, quy trình này cũng giống như quy trình kiểm soát một lệnh chuyển tiền điện tử liên hàng đã nêu ở phần trên. Tuy nhiên, trong TTBTĐTLNH, để đảm bảo tính pháp lý, sau khi đã kiểm soát, đối chiếu đúng giữa lệnh thanh toán đến với phần B của Bảng kết quả thanh toán bù trừ và giữa lệnh thanh toán chuyển đi thanh toán bù trừ của bản thân ngân hàng thành viên gửi đi thanh toán bù trừ với phần A và phần D (nếu có) của Bảng kết quả thanh toán bù trừ. Nếu không có gì sai sót, ngân hàng viên lập điện xác nhận kết quả thanh toán bù trừ trong phiên gửi ngân hàng chủ trì.

– Hạch toán :

Căn cứ vào Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử của ngân hàng chủ trì gửi đến:

– Nếu số tiền chênh lệch trong thanh toán bù trừ là phải trả:

Nợ: TK Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên

Có: TK Tiền gửi tại ngân hàng chủ trì

– Nếu số tiền chênh lệch trong thanh toán bù trừ điện tử là phải thu:

Nợ: TK Tiền gửi tại ngân hàng chủ trì

Có: TK Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên

Căn cứ vào lệnh thanh toán của ngân hàng chủ trì gửi đến:

– Đối với lệnh chuyển Có đến, ghi:

Nợ: TK Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên

Có: TK thích hợp

– Đối với lệnh chuyển Nợ đến: Chỉ lệnh chuyển Nợ đến có uỷ quyền hợp lệ và trên tài khoản của khách hàng nhận lệnh có đủ tiền để trả thì NHB mới hạch toán:

Nợ: TK nội bộ hoặc tài khoản thích hợp của khách hàng

Có: TK Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên

Sau đó phải gửi ngay thông báo chấp nhận lệnh chuyển Nợ cho NH A và báo Nợ cho khách hàng.

* Tại từng phiên thanh toán bù trừ điện tử tài khoản thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên có thể không hết số dư (do còn một số lệnh thanh toán chưa được xử lý bù trừ để lại phiên sau). Tuy nhiên, tại phiên quyết toán thanh toán bù trừ điện tử thì tài khoản này phải hết số dư.

4. Xử lý và hạch toán ở ngân hàng chủ trì (NHNN)

– Khi nhận được lệnh thanh toán cùng với Bảng kê các lệnh thanh toán gửi đi ngân hàng chủ trì do các ngân hàng thành viên gửi tới, ngân hàng chủ trì phải kiểm tra đối chiếu giữa lệnh thanh toán nhận được với bảng kê các lệnh thanh toán gửi đi ngân hàng chủ trì của từng ngân hàng thành viên, nếu đúng ngân hàng chủ trì sẽ tiến hàng lập Bảng kết quả thanh toán bù trừ (phụ lục số 5) cho từng ngân hàng thành viên. Chỉ sau khi ngân hàng chủ trì hạch toán xong kết quả thanh toán bù trừ điện tử trong phiên, thì toàn bộ kết quả thanh toán bù trừ trong phiên cùng với các lệnh thanh toán sẽ được truyền tới các ngân hàng thành viên liên quan.

– Việc hạch toán kết quả thanh toán bù trừ điện tử tương tự như hạch toán kết quả thanh toán bù trừ trong thanh toán bù trừ giấy.

5. Điều chỉnh sai lầm trong thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

Thứ nhất: Đảm bảo sự nhất trí số liệu giữa NHA, NHB với ngân hàng chủ trì. Sai sót phát sinh ở đâu phải được sửa chữa, điều chỉnh ở đó. Nghiêm cấm việc tự ý sửa chữa số liệu, điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử.

Thứ hai: Khi phát hiện sai sót phải có biện pháp điều chỉnh ngay, không gây chậm trễ tới công tác thanh toán. Việc điều chỉnh sai sót phải theo đúng các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai lầm của kế toán nói chung và chuyển tiền điện tử nói riêng đã được quy định để đảm bảo an toàn tài sản của Ngân hàng và khách hàng.

Thứ ba: Đơn vị, cá nhân nào gây ra sai sót hoặc vi phạm các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai sót, tùy theo mức độ lỗi sẽ bị xử phạt theo quy định và phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất về những thiệt hại do mình gây ra cho các bên liên quan.

Về cơ bản, việc điều chỉnh các dạng sai sót phát sinh trong thanh toán bù trừ điện tử cũng tương tự như đối với việc điều chỉnh sai sót trong thanh toán chuyển tiền điện tử đã nêu ở phần trên.