Các cách phân loại kiểm kê

Thông thường người ta thường nói đến hai cách phân loại kiểm kê bao gồm phân loại theo phạm vi và đối tượng kiểm kê và theo thời gian kiểm kê.

Thứ nhất, theo phạm vi và đối tượng kiểm kê có thể phân biệt kiểm kê toàn bộ và kiểm kê từng phần. Kiểm kê toàn bộ là tiến hành kiểm kê đối với tất cả các loại tài sản, vật tư, tiền vốn của doanh nghiệp. Kiểm kê từng phần chỉ tiến hành kiểm kê một hoặc một số loại tài sản nào đó.

Thứ hai, theo thời gian, kiểm kê được phân biệt thành kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường. Kiểm kê định kỳ thường tiến hành vào cuối kỳ báo cáo. Cần lưu ý rằng tuỳ vào đặc điểm của từng loại tài sản và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp mà định kỳ kiểm kê có thể khác nhau. Ví dụ, đối với tiền mặt có thể tiến hành kiểm kê hàng ngày, nhưng đối với nguyên vật liệu lại có thể tiến hành kiểm kê định kỳ hàng tháng hoặc hàng quí, đối với TSCĐ chúng ta có thể tiến hành kiểm kê hàng năm.

Kiểm kê bất thường hay còn gọi là kiểm kê đột xuất được tiến hành trong trường hợp có sự thay đổi về nhân sự quản lý tài sản, khi có phát sinh tổn thất, hư hao bất thường hay khi cơ quan chủ quản tiến hành kiểm tra tài chính hoặc kiểm tra kế toán.

Một số điểm cần lưu ý khi tiến hành kiểm kê:

Thứ nhất là kiểm kê là một việc làm quan trọng có liên quan đến nhiều bộ phận, đến nhiều người và rất chi li, phức tạp, khối lượng nhiều, tốn nhiều công sức và thời gian, hơn nữa lại thường phải tiến hành khẩn trương. Do vậy muốn làm tốt cần phải có sự phối hợp và lãnh đạo chặt chẽ và nên thu hút quần chúng cũng như công nhân trong đơn vị cùng tham gia.

Thứ hai là khi tiến hành kiểm kê, cần phải lập một ban kiểm kê do giám đốc doanh nghiệp chỉ định. Thành phần của ban này phải có sự tham gia của kế toán để giúp giám đốc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ kiểm kê, phải hoàn thành việc ghi sổ kế toán đến thời điểm kiểm kê. Có như vậy mới có tác dụng đối chiếu với số liệu thực tế khi kiểm kê.